Программа аудита коммерческого блока компании. Материал из книги «Эра умных продаж. Как провести аудит своими силами?»

Программа аудита коммерческого блока компании. Материал из книги «Эра умных продаж. Как провести аудит своими силами?»

Мы провели некоторое количество аудитов в компаниях, находящихся на разных стадиях развития и получили примерный состав работ, которым хотим поделиться в данной статье.

Мы провели некоторое количество аудитов в компаниях, находящихся на разных стадиях развития и получили примерный состав работ, которым хотим поделиться в данной статье. Позднее я раскрою каждый пункт подробнее, пока приведу лишь перечень.

Несомненно, качество рекомендаций зависит от многих факторов: опыта участников, открытости коллег, которые предоставляют необходимую информацию проектной команде аудита, стадии групповой динамики, в которой работает команда. Очень много зависит от лидера – как распределены обязанности в команде аудита, насколько качественно поставлена работа с заказчиком, насколько эффективно преодолеваются психологические факторы, мешающие работе – командное соглашательство, ошибка атрибуции, капитанизм, усталость от принятия решений… И, конечно, успех команды во многом определяет качество планирования и обратной связи в группе. Обо всем поговорим дальше.

Пока что «зацепим» лишь один важнейший момент, который следует учесть при планировании – трудозатраты на каждую задачу аудита. Прежде, чем осуществлять планирование, нужно «прикинуть» трудозатраты. Обычно «веса» принято оценивать в баллах от 1 до 10. Однако я рекомендую перенять опыт разработчиков системы планирования Scrum и производить оценку трудозатрат с использованием последовательности Фебоначчи. Ряд Фебоначчи – это последовательность чисел, в которых каждое последующее число равно сумме двух предыдущих: 0, 1, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34… Все дело в том, что человеческий мозг – не вычислительная машина, и ему трудно уловить разницу между, скажем, 5 и 6 или даже  между 8 и 10. Получается, что вроде бы веса выбраны разные, а различие трудоемкости неявно, слабоуловимо… И ряд Фебоначчи прекрасно решает эту задачу! Как правило, для нашей оценки хватает чисел от 1 до 21, то есть 7 членов ряда – вполне достаточно.

Ниже привожу программу аудита с указанием фактора трудоемкости (из ряда Фебоначчи). В дальнейшем мы разберем всю технологическую последовательность аудита подробнее, подробно рассмотрим каждый пункт. Рассмотрение под микроскопом не обещаю, для этого одной книги явно не достаточно. Да и цель у нас иная – книга написана для практиков бизнеса, в задачу которых не входит разработка методологии. Им нужен результат. Поэтому, рассмотрим каждый пункт лишь с той степенью детализации, которая необходима сотрудникам компаний для проведения аудита. В этом я, как автор, вижу свою задачу.

Задача аудита

Трудоемкость

1

Назначить и обучить руководителя проекта аудита. Поставить задачу руководителю проекта аудита.

2

2

Руководитель проекта собирает проектную команду аудита и обозначает порядок работы команды.

3

3

Руководитель проекта назначает координатора проекта (Scrum-мастера).

2

4

Руководитель проекта представляет заказчику команду аудита и объясняет роли участников.

1

5

Договориться о еженедельном контакте Заказчика и руководителя проекта аудита.

1

6

Запросить требуемые документы.

2

7

Объяснить команде основные принципы Scrum. Договориться о порядке проведения ежедневных брифингов и еженедельных совещаний.

3

8

Подготовить карту целей.

5

9

Провести аудит запрошенных документов.

13

10

Провести АВС-анализ клиентской базы.

13

11

Провести аудит каналов.

21

12

Провести экспресс-анализ конкурентной среды.

13

13

Создать гипотезы целевых рынков.

21

14

Провести анализ структуры.

21

15

Провести анализ клиентов в работе по технологии формирования спроса. Подготовить табло ведения счета.

8

16

Разработать портрет сотрудников коммерческой службы.

13

17

Произвести расчет количества менеджеров.

8

18

Провести анализ документооборота в компании, связанного с деятельностью коммерческой службы.

13

19

Провести аудит CRM-системы.

21

20

Провести аудит компетенций сотрудников отдела продаж

21

21

Провести аудит программы обучения продукту.

8

22

Разработать  программу адаптации сотрудников отдела продаж и маркетинга.

21

23

Провести аудит HR-активности.

13

24

Провести аудит маркетинговой активности.

13

25

Провести аудит смежных подразделений.

8

26

Разработать программу преобразований.

13

27

Подготовить рабочий файл для заказчика с указанием порядка ознакомления с разделами аудита.

3

28

Поставить задачу Заказчику внимательно ознакомиться с результатами аудита и написать вопросы. Договориться о необходимом времени на ознакомление.

2

29

Ответить на все вопросы заказчика в комментариях гугл-документов.

8

30

Собрать и подготовить проектную команду внедрения.

8

Успехов в проведении аудита!

 

© Антон Кожемяко.